En bref
Un logiciel de soumission pour les imprimeries au Québec doit parler la langue de vos clients : soumissions et factures en français, TPS et TVQ calculées sur le même prix avant taxes, formats en pouces et papiers exprimés en livres. Reprolys, conçu en France pour le marché français, s’utilise depuis le Québec avec un navigateur ; son adaptation à ces usages se vérifie en démonstration, point par point.
- Le vocabulaire - soumission, bon de commande, facture : vos documents doivent reprendre les termes attendus au Québec.
- Les taxes - TPS de 5 % et TVQ de 9,975 %, avec vos deux numéros d’inscription sur les documents.
- Deux lois à connaître - la Charte de la langue française pour vos documents commerciaux, la Loi 25 pour les renseignements personnels confiés à un hébergeur hors Québec.
- Chez Reprolys - interface en français, chiffrage à partir d’une base tarifaire, support joignable en matinée, heure du Québec.
Au Québec, on ne remet pas un devis : on dépose une soumission. La différence ne se limite pas au mot. L’imprimeur québécois chiffre sur du papier « 80 lb », imprime au format lettre, applique deux taxes distinctes et travaille sous une loi linguistique exigeante.
Un logiciel de chiffrage développé en France peut faire gagner beaucoup de temps, à condition de savoir ce qu’il faut adapter. Cette page en fait l’inventaire, en distinguant ce que Reprolys apporte aujourd’hui de ce qui reste à valider.
Soumission, bon de commande, facture : le vocabulaire québécois du chiffrage
Le cycle commercial ne change pas ; les mots, si, et vos clients les lisent sur chaque document.
- Soumission - le document de prix, appelé devis en France. Reprolys emploie le terme « devis » ; l’intitulé imprimé sur vos documents est à valider lors de la mise en place.
- Bon de commande - même terme, même rôle : il fige ce qui a été vendu, à quel prix et pour quelle date.
- Courriel - l’envoi des soumissions et des factures par courriel, avec suivi, fait partie de Reprolys.
Formats en pouces et papiers en livres : chiffrer avec les unités du marché
Les formats de référence ne sont pas ceux de la série A. Le format lettre mesure 8,5 × 11 po (215,9 × 279,4 mm), le format légal 8,5 × 14 po (215,9 × 355,6 mm) et le tabloïd 11 × 17 po (279,4 × 431,8 mm). Le papier, lui, se désigne par un poids en livres : celui d’une rame de 500 feuilles au format de base de la catégorie, et ce format de base diffère entre bond, text et cover.
| Désignation courante | Catégorie | Grammage approximatif |
|---|---|---|
| 20 lb | Bond (papier à lettre, copie) | 75 g/m² |
| 80 lb | Text (intérieur de brochure) | 118 g/m² |
| 80 lb | Cover (couverture, carte) | 216 g/m² |
| 100 lb | Cover | 270 g/m² |
D’où le piège classique : un « 80 lb text » et un « 80 lb cover » n’ont rien à voir. Prenons un exemple : une demande de 2 000 dépliants au format lettre sur « 80 lb », sans autre précision. Chiffrer un cover quand le client pensait à un text fausse le papier, le prix et le façonnage : la désignation complète doit figurer dans l’article, puis sur la soumission.
Dans Reprolys, vos références papier sous leur désignation nord-américaine et le pied carré en grand format sont des points à valider en démonstration ; ces références se suivent ensuite dans la gestion des stocks de papier. Le nombre de poses reste du ressort de vos outils de prépresse, un sujet abordé sur notre page consacrée au calcul d’imposition et à l’optimisation des devis d’imprimerie.
TPS et TVQ : deux taxes calculées sur le même prix
Une soumission québécoise affiche deux taxes : la taxe fédérale sur les produits et services (TPS), au taux de 5 %, et la taxe de vente du Québec (TVQ), au taux de 9,975 %. Toutes deux se calculent sur le même prix avant taxes : la TVQ ne s’applique pas sur la TPS. L’usage est de les présenter sur deux lignes, accompagnées de vos numéros d’inscription - celui de la TPS se termine généralement par RT0001, celui de la TVQ par TQ0001. Vos clients en ont besoin pour récupérer les taxes payées.
Prenons un exemple : une soumission de 1 250,00 $ avant taxes donne une TPS de 62,50 $ et une TVQ de 124,69 $, soit 1 437,19 $ au total. Deux erreurs guettent un outil européen mal adapté : calculer une taxe unique, ou appliquer la TVQ sur un montant déjà taxé. Reprolys étant conçu autour de la TVA française, la TPS, la TVQ et l’affichage en dollars canadiens sont les premiers points à vérifier ensemble.
Apportez une soumission type, vos références papier et vos numéros de taxes : nous vérifions ensemble ce que Reprolys couvre et ce qu’il faudrait adapter.
Charte de la langue française et Loi 25 : ce qui touche votre logiciel
Des documents commerciaux en français
La Charte de la langue française prévoit que les factures, reçus et quittances soient rédigés en français, et l’Office québécois de la langue française rappelle que les bons de commande et les contrats suivent la même règle. La loi 96, sanctionnée le 1er juin 2022, a renforcé la Charte, notamment pour les contrats d’adhésion, qui doivent d’abord être remis en français. L’interface de Reprolys et les documents qu’il produit sont en français ; restent à vérifier les intitulés propres au Québec.
La Charte vise aussi vos clients : leurs catalogues, brochures et dépliants doivent être rédigés en français, une autre langue pouvant les accompagner. Le rappeler au moment de la soumission, lorsqu’un fichier arrive en anglais seulement, évite une réimpression que personne n’avait chiffrée.
Des renseignements personnels communiqués hors Québec
Depuis septembre 2023, la Loi 25 impose, avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : sensibilité des renseignements, finalité, mesures de protection, y compris contractuelles, régime juridique de l’État de destination. La communication fait ensuite l’objet d’une entente écrite.
La version Web de Reprolys étant hébergée en France, pays soumis au RGPD, son utilisation pour vos fiches clients entre dans ce cadre : l’évaluation vous revient, et nous répondons par écrit à vos questions sur l’hébergement pour l’alimenter. Pour garder les données chez vous, la version Desktop installée sur vos postes reste possible. Les principes généraux figurent sur notre page sécurité des données.
Reprolys, logiciel de soumission pour les imprimeries au Québec
Le chiffrage est le cœur de Reprolys. Une soumission se construit à partir d’une base tarifaire, et le calcul propose un prix que le commercial peut ajuster. La tarification dégressive par palier, les tarifs par client et par groupe, les articles composés et les unités de vente (unité, heure, forfait, m²) s’appliquent sans calcul manuel. Une soumission se duplique pour une réimpression ; acceptée, elle devient un bon de commande sans ressaisie.
Le suivi continue après l’envoi : le CRM pour imprimerie gère la relance des soumissions, selon la méthode décrite sur la page consacrée à la relance des devis. Pour aller plus loin sur le chiffrage, voyez notre logiciel de devis pour les imprimeries, l’automatisation des devis et le logiciel de devis pour les arts graphiques.
La version Web s’ouvre depuis n’importe quel navigateur au Québec, sans installation. Le support répond du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 14 h à 18 h, heure de Paris : avec six heures de décalage la plus grande partie de l’année, c’est la matinée au Québec, de 8 h à midi. Les points à valider en démonstration :
- l’intitulé « soumission » sur vos documents ;
- la TPS, la TVQ et vos numéros d’inscription ;
- l’affichage en dollars canadiens ;
- vos références papier en livres et les unités en pouces ou en pieds carrés ;
- le choix entre Web et Desktop au regard de votre évaluation Loi 25.
Les autres pages de cette série font le même exercice pour une imprimerie en Belgique, une imprimerie en Suisse et les imprimeries d’Afrique francophone.
Reprolys est édité par Deolys, société française de développement de logiciels métiers.
Questions fréquentes
Oui, le mécanisme de chiffrage est le même : base tarifaire, paliers, tarifs par client. Ce qui change doit se vérifier : l'intitulé « soumission », la TPS et la TVQ, le dollar canadien, les formats en pouces et les papiers en livres. Reprolys a une interface en français ; nous examinons ces adaptations avec vous en démonstration, sur une soumission réelle.
Les deux taxes se calculent sur le même prix avant taxes : 5 % pour la TPS, 9,975 % pour la TVQ, qui ne s'applique pas sur la TPS. Pour 1 000 $ avant taxes, on obtient 50,00 $ de TPS et 99,75 $ de TVQ, soit 1 149,75 $ au total. L'usage est de présenter les deux taxes séparément, avec vos numéros d'inscription.
La Loi 25 n'interdit pas l'hébergement hors Québec, mais elle impose, avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et une entente écrite. Nous répondons par écrit à vos questions sur l'hébergement en France. Si vous préférez garder les données chez vous, la version Desktop les conserve sur votre infrastructure.
Le support répond du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 14 h à 18 h, heure de Paris. Avec six heures de décalage la plus grande partie de l'année, la plage de l'après-midi parisien correspond à la matinée québécoise, de 8 h à midi ; celle du matin tombe avant l'ouverture de vos bureaux. Le numéro à composer est le +33 4 22 46 10 15.
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