En bref
Changer de logiciel de gestion fait peur pour une bonne raison : on craint de perdre son historique et de bloquer l’activité. Une migration bien conduite se déroule en cinq étapes et ne comporte aucune journée d’arrêt.
- Ce qui se reprend toujours — clients, contacts, articles, grilles tarifaires, encours en cours.
- Ce qui se reprend souvent — deux à trois ans d’historique de documents commerciaux.
- Ce qui ne se reprend pas — les mauvaises habitudes de l’ancien outil.
- Chez Reprolys — la reprise s’effectue par import, et l’ancien système reste consultable pendant la transition.
La plupart des dirigeants d’imprimerie savent depuis des années que leur logiciel ne leur convient plus. Ils repoussent pourtant la décision, et toujours pour les mêmes raisons : la crainte de perdre dix ans d’historique, la peur d’un arrêt d’activité en pleine saison, et le souvenir d’une migration ratée — la leur ou celle d’un confrère.
Ces craintes sont légitimes. Elles se traitent par la méthode, pas par les promesses.
Les cinq étapes d’une migration réussie
- Le cadrage — identifier ce qui doit être repris, ce qui peut être abandonné, et fixer la date de bascule — jamais en période de pic d’activité.
- L’extraction — sortir les données de l’ancien système dans un format exploitable. C’est l’étape qui réserve le plus de surprises, notamment quand l’éditeur précédent ne coopère pas.
- Le nettoyage — dédoublonner les clients, supprimer les articles obsolètes, corriger les adresses. Migrer des données sales revient à déménager ses cartons sans les ouvrir.
- L’import et le paramétrage — charger les données, reconstruire les grilles tarifaires, configurer les modèles de documents et les droits utilisateurs.
- La bascule accompagnée — travailler sur le nouvel outil tout en conservant l’ancien en consultation pendant quelques semaines.
Le nettoyage, étape que tout le monde veut sauter
C’est pourtant celle qui détermine la qualité du résultat. Un fichier client accumulé sur quinze ans contient inévitablement des doublons — la même entreprise saisie trois fois avec des orthographes différentes —, des sociétés qui n’existent plus, des adresses obsolètes et des contacts partis depuis longtemps.
Reprendre ces données telles quelles revient à importer le problème dans le nouvel outil, où il sera plus difficile à corriger. Un tri en amont, même partiel, transforme la migration en occasion de repartir sur des bases saines.
La règle des trois ans
Pour l’historique des documents, la reprise de deux à trois années couvre l’essentiel des besoins réels : rechiffrage, réassorts, réponses aux questions clients. Au-delà, la consultation devient exceptionnelle. Conserver l’ancien système en lecture seule, ou un export figé, répond parfaitement à ces cas rares — pour un coût sans commune mesure avec une reprise intégrale.
Quand basculer ?
La date compte autant que la méthode. Trois repères se dégagent de l’expérience.
- Évitez les périodes de pic — rentrée pour un centre de reprographie, fin d’année pour beaucoup d’imprimeries.
- Privilégiez un début de mois ou d’exercice — cela simplifie le rapprochement comptable et la reprise des encours.
- Prévoyez la présence des personnes clés — une bascule pendant les congés de la responsable administrative est une mauvaise idée.
La formation, souvent sous-dimensionnée
L’erreur classique consiste à former une seule personne, qui doit ensuite former les autres. Elle n’en a ni le temps ni la mission, et six mois plus tard la moitié de l’équipe utilise 20 % de l’outil.
La formation efficace se fait par fonction : le commercial apprend le devis et la fiche client, l’administration apprend la facturation et les relances, l’atelier apprend le suivi des travaux. Chacun sur son périmètre, en une durée courte, puis une session de rappel quelques semaines plus tard — quand les vraies questions apparaissent.
Vous envisagez de changer d’outil ? Parlons d’abord de ce que contient votre système actuel.
Les questions à régler avant de commencer
| Question | Pourquoi elle doit être tranchée tôt |
|---|---|
| Qui pilote la migration côté entreprise ? | Sans référent identifié, les arbitrages traînent |
| Quelle numérotation reprendre ? | Continuer la série existante ou repartir de zéro |
| Que faire des devis en cours ? | Les ressaisir ou les terminer sur l’ancien outil |
| Comment traiter les encours clients ? | Reprendre les soldes pour ne pas perdre le suivi des relances |
| Qui a accès à l’ancien système, et jusqu’à quand ? | Éviter la double saisie prolongée |
Migrer vers Reprolys
La reprise des données s’effectue par import : clients, contacts, articles et grilles tarifaires constituent le socle indispensable, auquel s’ajoute l’historique des documents sur la période retenue. Le paramétrage des grilles — paliers dégressifs, tarifs par groupe de clients, double quantité pour les reprographes — est réalisé avec vous, car c’est là que se joue la justesse des futurs devis.
L’accompagnement est assuré directement par les équipes de Deolys, qui connaissent le métier et le produit. Le support reste disponible après la bascule : les vraies questions arrivent rarement le premier jour, elles arrivent au troisième mois.
Questions fréquentes
Comptez quelques semaines pour une structure de taille moyenne, réparties entre l’extraction, le nettoyage et le paramétrage. La bascule proprement dite se fait sur un week-end ou un jour creux, sans interruption d’activité.
Vos données commerciales vous appartiennent. En pratique, la plupart des logiciels permettent des exports, même limités. Lorsque l’extraction est difficile, on se concentre sur l’essentiel : clients, articles et tarifs, quitte à consulter l’ancien système pour l’historique.
Ni l’un ni l’autre. Le socle — clients, articles, tarifs — se reprend systématiquement. L’historique se reprend sur deux à trois ans. Ce qui est obsolète ne se reprend pas : une migration est une bonne occasion de faire le tri.
En consultation, oui, et c’est même recommandé pendant quelques semaines. En saisie simultanée, non : la double saisie prolongée épuise les équipes et produit rapidement deux vérités contradictoires.
À lire aussi
Imports et échanges
Formats de reprise et réversibilité des données.
Comparatif
Les critères à vérifier avant de vous décider.
Prix
Budgéter la mise en place et la formation.
La démonstration
La première étape, sans engagement.
Nos services
Accompagnement, formation et support.
ERP multi-sites
Basculer site par site pour limiter le risque.
Changez d’outil sans y perdre votre historique
Décrivez-nous votre système actuel : nous vous dirons ce qui est récupérable et comment.