Logiciel de gestion pour les imprimeries en Afrique francophone

Parler d’« Afrique francophone » revient à réunir sous un même mot des pays aux réalités très différentes. De Dakar à Kinshasa, d’Abidjan à Casablanca, la monnaie, la fiscalité, l’accès au réseau et les circuits d’approvisionnement en papier n’ont pas grand-chose en commun. Aucun logiciel de gestion d’imprimerie ne peut honnêtement promettre de tout couvrir d’un bloc.

Cette page propose une méthode : repérer le socle commun, ce qui dépend de votre pays, et ce qu’il faut vérifier avant de choisir - y compris avec nous.

Ce qu’un logiciel de gestion pour les imprimeries en Afrique francophone doit prendre en compte

Franc CFA et SYSCOHADA : le socle commun de l’espace OHADA

Deux monnaies portent le nom de franc CFA : le franc CFA d’Afrique de l’Ouest (XOF), émis par la BCEAO pour les huit pays de l’UEMOA, dont le Sénégal et la Côte d’Ivoire, et le franc CFA d’Afrique centrale (XAF), émis par la BEAC pour les six pays de la CEMAC, dont le Cameroun et le Gabon. Tous deux sont liés à l’euro par une parité fixe : 1 € = 655,957 FCFA.

Cette parité simplifie le chiffrage du papier importé d’Europe. Prenons un exemple : une rame achetée 40 € hors transport revient à 26 238 FCFA, frais d’approche en sus. Encore faut-il que vos devis et factures affichent votre monnaie : Reprolys étant conçu pour une facturation en euros, c’est un point à valider en démonstration.

L’espace OHADA réunit dix-sept États qui partagent un droit des affaires harmonisé et un référentiel comptable commun, le SYSCOHADA révisé, en vigueur depuis le 1er janvier 2018 pour les comptes personnels des entreprises. Reprolys n’est pas un logiciel de comptabilité : il transfère les données vers votre outil comptable. Le format de ce transfert, pour une comptabilité tenue selon le SYSCOHADA ou un référentiel du Maghreb, fait partie des points à examiner ; les pistes sont présentées sur la page imports, exports et intégrations d’un ERP d’imprimerie.

Factures normalisées ou certifiées : vérifier pays par pays

Au Bénin, les entreprises assujetties à la TVA émettent des factures normalisées portant des éléments de sécurité de la Direction générale des impôts - numéro d’identification de la machine, signature, code électronique - au moyen de machines électroniques certifiées de facturation (MECeF) ou de leur version en ligne, l’e-MECeF ; la généralisation a démarré le 2 décembre 2019. En Côte d’Ivoire, la Direction générale des impôts a lancé officiellement la facture normalisée électronique (FNE) le 21 juillet 2025, dans le cadre d’une généralisation aux entreprises.

D’autres pays disposent de mécanismes comparables ou en préparent : renseignez-vous auprès de votre administration ou de votre conseil fiscal. Si votre pays impose un tel dispositif, c’est la première question à trancher : comment les factures préparées dans Reprolys le rejoignent-elles ? Nous l’examinons avec vous avant toute décision. La logique de la facturation d’une imprimerie - facture établie à partir du bon de livraison, regroupement des livraisons du mois - reste, elle, valable partout.

Connexion et coupures : choisir entre Desktop et Web

Reprolys Desktop s’installe sur vos postes et fonctionne sans connexion internet : une coupure de réseau n’interrompt ni la saisie des commandes ni la facturation. Les données restent sur votre infrastructure, ce qui signifie aussi que les sauvegardes vous incombent - et qu’un onduleur protège utilement le poste qui les héberge contre les coupures de courant.

Reprolys Web s’utilise depuis un navigateur, sans installation, avec des sauvegardes assurées côté hébergeur et des données hébergées en France. Un usage de gestion étant peu gourmand en débit, un partage de connexion mobile permet de continuer à travailler quand la ligne principale tombe. Avant de l’adopter, vérifiez les règles de votre pays sur le transfert de données personnelles à l’étranger. Le détail figure sur les pages Reprolys Desktop et Reprolys Web.

Acomptes, paiements mobiles, papier importé : tenir la trésorerie

Quand le papier d’une commande doit être acheté avant le début de la production, l’acompte devient un outil de financement autant qu’une garantie. Prenons un exemple : sur une commande de 1 500 000 FCFA, un acompte de 50 % fait entrer 750 000 FCFA avant tout achat, le solde étant dû à la livraison. Encore faut-il que l’acompte soit enregistré et rattaché à la commande.

Reprolys gère les acomptes, les livraisons échelonnées et le reste à livrer - voir la gestion des commandes clients. Côté encaissements, le suivi des règlements, l’encours client et les relances progressives sont en place. Un paiement mobile s’enregistrerait en trésorerie comme un mode de paiement parmi d’autres : son ajout à la liste existante est un paramétrage à valider avec nous.

Le papier importé immobilise aussi de la trésorerie. Si l’atelier consomme 40 rames par semaine et que dix semaines séparent la commande de la réception, le seuil d’alerte se situe au-delà de 400 rames, marge de sécurité en plus. Reprolys suit les stocks papier par référence, avec seuils d’alerte, gâche de calage et reliquats, ainsi que les achats et le contrôle des factures fournisseurs - voir la gestion des stocks de papier et consommables et la gestion des achats fournisseurs.

Reprolys pour les imprimeries d’Afrique francophone

Avec le suivi des règlements, la trésorerie montre ce qui est encaissé, attendu et dépensé ; les indicateurs de rentabilité de l’imprimerie complètent le tableau, avec la marge par travail, par client ou par famille. Le pointage, enfin, rapproche ces mouvements de vos relevés bancaires.

L’interface est en français, et l’accompagnement comprend la mise en place, la reprise de données, la formation par profil et le support, du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 14 h à 18 h, heure de Paris - un écart de deux heures au plus pour la plupart des pays francophones du continent. Les modalités d’une mise en place à distance se définissent ensemble, et les points à valider - monnaie, facture normalisée, identifiants fiscaux, transfert comptable, paiement mobile - se vérifient en démonstration.

Pour un petit atelier, la page logiciel d’imprimerie pour les PME et TPE aide à cadrer le besoin. Les mêmes questions, sous d’autres formes, sont traitées pour les imprimeries en Belgique, les imprimeries en Suisse et le logiciel de soumission des imprimeries au Québec.

Reprolys est édité par Deolys, société française de développement de logiciels métiers.

Questions fréquentes

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