En bref
Suivre les règlements et relancer les impayés est l’activité la plus rentable d’une imprimerie : elle ne coûte que du temps et récupère de l’argent déjà gagné.
- Le cadre légal — 60 jours à compter de la facture ou 45 jours fin de mois, sauf accord dérogatoire encadré.
- Ce qui est dû de plein droit — pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
- La méthode qui marche — relancer tôt, par écrit, et toujours à la même échéance.
- Chez Reprolys — les encours et les règlements se suivent depuis la fiche client, avec l’historique complet.
Une facture impayée n’est pas seulement un problème de trésorerie. C’est une marge déjà dépensée : le papier a été acheté, les salaires versés, la machine amortie. Chaque jour de retard finance gratuitement le client.
Pourtant la relance reste, dans beaucoup d’ateliers, une tâche que l’on fait quand on a le temps — c’est-à-dire rarement. La raison n’est pas la négligence : c’est l’inconfort. Relancer un bon client met mal à l’aise. La solution consiste précisément à retirer l’affectif du processus en le rendant systématique.
Ce que dit la loi française
| Point | Règle applicable |
|---|---|
| Délai de paiement par défaut | 30 jours après réception, à défaut d’accord entre les parties |
| Délai maximal négocié | 60 jours à compter de l’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois |
| Pénalités de retard | Dues de plein droit, sans mise en demeure préalable |
| Indemnité forfaitaire | 40 € par facture en retard, au titre des frais de recouvrement |
| Mentions obligatoires | Le taux des pénalités et l’indemnité doivent figurer sur la facture et les CGV |
Ces règles sont souvent connues et rarement appliquées. Or le simple fait de faire figurer clairement les pénalités sur la facture et de les mentionner dans une relance change le comportement de certains payeurs, sans qu’il soit nécessaire de les réclamer effectivement.
Une trame de relance qui fonctionne
- J+3 après échéance — un courriel neutre et court, qui suppose un oubli. Le ton reste commercial.
- J+15 — une relance écrite avec copie de la facture, rappelant les pénalités applicables.
- J+30 — un appel téléphonique au service comptable, suivi d’un courriel confirmant ce qui a été convenu.
- J+45 — une mise en demeure par lettre recommandée, avec suspension éventuelle des livraisons en cours.
- Au-delà — recouvrement amiable puis, si nécessaire, procédure judiciaire simplifiée pour les créances non contestées.
Le point qui débloque le plus de situations
Beaucoup de retards ne viennent pas d’une volonté de ne pas payer, mais d’un problème de forme : facture sans numéro de commande, adresse de facturation erronée, absence de référence marché. Le premier réflexe lors d’une relance devrait être de demander si la facture est bien entrée en comptabilité. Dans les grandes structures, c’est la cause d’un retard sur trois.
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Prévenir plutôt que relancer
Trois pratiques réduisent les impayés à la source, bien plus efficacement que n’importe quelle procédure de recouvrement.
L’acompte sur les nouveaux clients
Demander 30 à 40 % à la commande sur un premier travail est une pratique normale, rarement mal prise, et qui filtre naturellement les clients à risque. Elle protège aussi la trésorerie sur les travaux nécessitant un achat papier important.
La vérification préalable
Pour un travail significatif chez un client inconnu, une consultation rapide des informations financières publiques évite bien des déconvenues. Le coût de cette vérification est sans commune mesure avec celui d’un impayé.
La facturation immédiate
Une facture émise trois semaines après la livraison décale d’autant l’encaissement, et affaiblit la position en cas de contestation. Facturer dès la livraison — ou regrouper les bons de livraison en début de mois suivant, mais sans dépasser ce délai — est la mesure la plus simple et la plus efficace.
Le suivi des règlements dans Reprolys
Reprolys conserve pour chaque client l’ensemble de ses factures, de ses règlements et de son encours. L’historique des envois par courriel permet de savoir quand une facture a été transmise et à qui — une information précieuse lorsqu’un client affirme ne l’avoir jamais reçue. Le suivi des encours alimente les tableaux de bord et permet d’arbitrer sereinement avant de lancer une nouvelle commande.
Reprolys est développé par Deolys, éditeur français de logiciels métiers.
Questions fréquentes
Elles sont dues de plein droit, mais leur réclamation systématique peut tendre une relation commerciale. La pratique la plus courante consiste à les mentionner dans les relances sans les facturer, et à ne les appliquer effectivement qu’en cas de retard répété ou de rupture.
Oui, à condition que vos conditions générales de vente le prévoient explicitement et que la créance ne soit pas contestée. Il est prudent de prévenir par écrit avant de suspendre, en laissant un délai raisonnable pour régulariser.
Le seuil dépend de votre structure, mais l’injonction de payer reste accessible et peu coûteuse pour des créances modestes non contestées. Au-delà, une phase de recouvrement amiable par un tiers résout une bonne part des dossiers sans procédure.
En rendant la relance systématique et impersonnelle dans sa première étape. Un courriel automatique à J+3 n’est pas ressenti comme une défiance, alors qu’un appel du dirigeant à J+30 l’est beaucoup plus. La régularité protège la relation, l’irrégularité la met en tension.
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