Logiciel MIS pour les arts graphiques

Le sigle MIS revient dans les salons professionnels, les documentations des constructeurs de presses et les présentations de flux de prépresse : « compatible avec votre MIS », « connecté au MIS ». Pour un dirigeant d’imprimerie qui utilise déjà un logiciel de gestion, la question est légitime : s’agit-il d’un outil de plus à acheter ?

La réponse est le plus souvent non. Mais le mot porte une idée utile : celle d’un outil placé au centre du système d’information, qui connaît chaque travail mieux que n’importe quel autre logiciel de l’entreprise. Cette page précise ce que recouvre le terme, ce qu’il faut en attendre et comment le choisir quand on dirige une PME.

D’où vient le terme MIS

Management Information System est une notion générale de gestion : un système qui collecte les données de l’activité pour les transformer en informations utiles à la décision. Le secteur graphique anglophone l’a adoptée pour nommer ses logiciels de gestion spécialisés, d’où l’expression « Print MIS ». Elle y désigne un ensemble précis de fonctions : chiffrage, dossier de travail, suivi de production, achats, livraison, facturation et analyse.

En France, le sigle est surtout employé par les fournisseurs de matériel et de flux de prépresse, qui ont besoin de nommer le logiciel de gestion avec lequel leurs outils échangent. Les imprimeurs parlent plus volontiers de logiciel de gestion, d’ERP pour imprimerie ou de GPAO. Derrière ces mots, la fonction est la même : savoir, pour chaque travail, ce qui a été vendu, ce qui est produit et ce que cela coûte.

MIS, ERP, flux de prépresse, web-to-print : qui fait quoi

MIS et ERP sont presque synonymes dans la pratique. Le premier met l’accent sur l’information qui remonte au dirigeant, le second sur l’intégration des fonctions dans une base unique ; un même produit est souvent présenté sous les deux noms. La confusion est plus gênante avec les outils voisins, qui manipulent eux aussi des « travaux » mais n’en voient qu’une facette.

Chacun de ces outils est légitime dans son domaine. L’erreur consiste à demander à l’un le travail de l’autre : facturer depuis la boutique en ligne, suivre la production dans le flux de prépresse ou chiffrer dans la comptabilité. Notre page sur le workflow d’impression montre comment les étapes techniques s’articulent avec le suivi de gestion.

Le MIS au centre du système d’information

Le MIS est le seul outil qui voit un travail de bout en bout. Il reçoit la demande - par courriel, par un portail client ou depuis une boutique en ligne -, produit le devis, puis le dossier de fabrication qui part au prépresse et à l’atelier. Il récupère les temps et les consommations, édite le bon de livraison et la facture, et transmet les écritures à la comptabilité. Chaque outil voisin lui fournit une information ou en reçoit une.

Les standards d’échange JDF et JMF

Pour automatiser ces échanges, le secteur s’est doté de standards. Le JDF (Job Definition Format) est un format XML qui décrit un travail - produit, quantités, supports, opérations - sous la forme d’un bon de travail numérique ; le JMF (Job Messaging Format) transporte les messages d’état entre systèmes, comme le début ou la fin d’une opération. Tous deux sont maintenus par le consortium CIP4, qui a depuis publié une version simplifiée, le XJDF.

Sur le papier, ces standards permettent au MIS d’envoyer un travail au flux de prépresse et de recevoir l’avancement des machines. Dans les faits, leur mise en œuvre dépend des équipements, des versions et des éditeurs de part et d’autre ; elle se justifie surtout dans les ateliers à fort volume et à parc homogène. Dans une PME, les premiers gains viennent d’échanges plus simples - fichiers d’import et d’export, transfert vers la comptabilité, reprise des commandes web -, que détaille notre page sur les intégrations d’un ERP d’imprimerie.

Les données qu’un MIS doit porter pour chaque travail

Un MIS vaut ce que vaut sa fiche travail. Le commercial, le prépresse, l’atelier, l’administration et le dirigeant la consultent, chacun pour une raison différente. Elle réunit six familles d’informations.

• Commerciales - client, contact, référence de commande, prix de vente, paliers et conditions négociées.
• Techniques - formats ouvert et fermé, support et grammage, couleurs, pagination, finitions, originaux et exemplaires.
• De production - gamme opératoire, postes traversés, statut, temps passés, matière consommée et gâche.
• De validation - versions du BAT, auteur et date de chaque accord.
• Logistiques - livraisons prévues et réalisées, reste à livrer, adresses.
• Économiques - coût prévu, coût constaté, achats affectés, marge.

Le dossier de fabrication rassemble la partie technique à l’usage de l’atelier ; notre page consacrée aux bons de fabrication et dossiers de travaux en détaille le contenu. Quant au statut d’avancement, il n’a de valeur que s’il est tenu à jour par ceux qui produisent, sujet traité dans notre page sur le suivi de production en temps réel.

Choisir un logiciel MIS pour les arts graphiques dans une PME

1. Cartographier l’existant - qui saisit quoi, dans quel outil, et combien de fois la même information est recopiée. Ces ressaisies forment le vrai cahier des charges.
2. Fixer les frontières - décider ce qui reste dans le flux de prépresse, la boutique en ligne et la comptabilité, et ce que le MIS prend en charge.
3. Tester sur des travaux réels - trois dossiers représentatifs, chiffrés, fabriqués et facturés devant vous, avec vos postes et vos tarifs.
4. Hiérarchiser les échanges - le transfert vers la comptabilité rapporte presque toujours plus qu’une connexion aux machines ; ne payez pas une intégration dont vous n’exploiterez pas les données.
5. Juger l’adoption - un MIS que l’atelier ne renseigne pas produit des marges fausses ; la simplicité de la saisie des temps compte autant que la richesse des rapports.

Ce dernier point est souvent sous-estimé : les indicateurs d’un tableau de bord d’imprimerie ne valent que par la qualité des saisies en amont. Pour situer les offres entre elles, notre comparatif des logiciels de gestion pour imprimerie complète cette démarche.

Reprolys, un MIS pour les arts graphiques

Reprolys joue le rôle de MIS pour les imprimeries, les reprographes et les industries graphiques : devis à partir d’une base tarifaire avec paliers dégressifs et tarifs par client, bon de commande sans ressaisie, dossier de fabrication généré depuis la commande avec sa gamme opératoire, postes de travail avec coût horaire, statuts atelier, gestion des BAT et signature électronique, bons de livraison, facturation et suivi des règlements. Les statistiques et l’écart prévu/réalisé ferment la boucle.

Les temps sont saisis par les opérateurs - chronomètre, saisie manuelle ou numéro de commande scanné -, et non remontés automatiquement des machines. Les échanges avec les autres outils passent par l’import/export et le transfert vers la comptabilité ; toute interconnexion avec un flux de prépresse est un point à étudier avec nous en démonstration. Reprolys ne remplace ni votre flux de prépresse, ni votre comptabilité, ni une boutique web-to-print, dont les commandes peuvent en revanche être reprises par import.

Reprolys est édité par Deolys, société française de développement de logiciels métiers.

Questions fréquentes

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