En bref
Un progiciel de gestion pour l’imprimerie et les arts graphiques est un logiciel standard, conçu une fois pour de nombreuses entreprises du secteur, que chacune paramètre selon ses tarifs, ses postes et ses documents au lieu de le faire programmer. C’est l’alternative au développement sur mesure et à l’outil maison bâti sur un tableur.
- Le principe - paramétrer plutôt que programmer : grilles, postes et documents se règlent sans écrire de code.
- Le coût caché de l’outil maison - dépendance à une personne, maintenance, sauvegardes et évolutions à la charge de l’entreprise.
- Les points à vérifier - la part couverte par le paramétrage, la réversibilité des données, la capacité d’adaptation de l’éditeur.
- Chez Reprolys - un progiciel métier édité par Deolys, complété si nécessaire par des adaptations spécifiques.
Dans beaucoup d’ateliers, la gestion repose sur un outil qui a une histoire : un classeur enrichi de macros au fil des années, une base de données écrite par un proche du dirigeant, un programme commandé à un développeur indépendant il y a quinze ans. Il fonctionne, tant que son auteur est là et que rien ne change trop.
Le jour où il faut le remplacer, deux voies s’ouvrent : faire développer un nouvel outil ou adopter un progiciel et le paramétrer. Cette page aide à trancher, en partant de ce que chaque voie coûte sur la durée et de ce qu’elle laisse entre vos mains.
Progiciel : un produit, pas un projet
Le mot progiciel est la contraction de « produit » et de « logiciel ». Il désigne un logiciel conçu une fois, vendu ou loué à de nombreuses entreprises, maintenu et amélioré par un éditeur. L’entreprise qui l’adopte n’achète pas du développement : elle achète un produit qui existe déjà, qu’elle peut voir fonctionner avant de s’engager. Un ERP pour imprimerie est un progiciel, mais tous les progiciels ne sont pas des ERP.
Le développement sur mesure suit la logique inverse : il part d’un cahier des charges propre à une entreprise et produit un logiciel unique, dont elle supporte seule les corrections et les évolutions. Entre les deux se trouvent l’outil maison - tableur, base de données bureautique - et le progiciel généraliste, pensé pour tous les secteurs.
| Critère | Outil maison | Développement sur mesure | Progiciel métier |
|---|---|---|---|
| Coût de départ | Faible en apparence | Élevé : conception, développement, tests | Mise en place, puis abonnement ou licence |
| Délai avant usage | Immédiat, puis croissance au fil de l’eau | Plusieurs mois de projet | Le temps du paramétrage et de la reprise des données |
| Corrections | Par l’auteur, quand il est disponible | Par le prestataire, sur devis | Par l’éditeur, pour tous les utilisateurs |
| Évolutions | À la charge de l’entreprise | À la charge de l’entreprise | Mutualisées entre les utilisateurs |
| Risque principal | Le départ de l’auteur | La dépendance au prestataire | Un besoin très singulier non couvert |
Paramétrer plutôt que programmer
La valeur d’un progiciel tient à la part de l’entreprise qu’il permet de décrire sans écrire une ligne de code. Dans un outil de gestion pour les arts graphiques, cette part est large : base tarifaire et paliers, tarifs négociés par client ou par groupe, postes de travail et coûts horaires, articles composés, modèles de documents, statuts d’avancement, droits des utilisateurs.
Prenons un exemple : votre fournisseur relève le prix du papier couché de 6 %. Dans un outil maison, ce prix est parfois inscrit dans des dizaines de formules qu’il faut retrouver une à une. Dans un progiciel, c’est une valeur de la base tarifaire, que vous modifiez vous-même. Il en va de même pour un nouveau poste de travail après l’achat d’une machine. Nos pages sur l’automatisation des devis en imprimerie et sur le logiciel de devis pour les arts graphiques montrent jusqu’où une base tarifaire bien construite peut aller.
La frontière à connaître sépare paramétrage et développement spécifique. Le premier se fait dans l’outil, par vous ou avec l’éditeur lors de la mise en place ; le second modifie le logiciel lui-même. Un bon projet maximise le premier et réserve le second aux besoins réellement singuliers.
Le coût complet d’un outil maison
Un outil maison ne coûte rien sur la facture, ce qui explique sa longévité. Son coût est ailleurs, et il grandit avec l’entreprise.
- La dépendance à une personne - l’auteur de l’outil est souvent le seul à savoir le corriger ; son départ ou ses congés figent la gestion.
- La maintenance - une nouvelle version du tableur ou une formule écrasée par erreur, et les calculs deviennent faux sans que personne ne le voie.
- La sauvegarde - le fichier vit souvent sur un seul ordinateur ; une panne de disque emporte l’historique commercial.
- Le travail à plusieurs - un classeur ouvert par une personne est verrouillé pour les autres, ou dupliqué en versions divergentes.
Prenons un exemple : un dirigeant consacre deux heures par semaine à entretenir son classeur de devis. Sur 45 semaines, cela fait 90 heures par an, plus de deux semaines de travail retirées au commercial ou à la production. Ce temps n’apparaît sur aucune facture, mais il se compare directement au coût d’un abonnement. Notre page sur la sécurité des données en imprimerie complète ce point.
Votre gestion repose sur un outil maison ? Apportez-le : nous regardons ensemble ce que le paramétrage d’un progiciel couvrirait.
Évolutions mutualisées, propriété et réversibilité des données
Dans un progiciel, une amélioration demandée par un utilisateur profite à tous les autres, et son coût est réparti entre eux. C’est l’inverse du sur-mesure, où chaque évolution est payée par la seule entreprise qui la demande.
Vous n’êtes pas propriétaire du code d’un progiciel, et c’est précisément ce qui vous décharge de sa maintenance. Ce qui doit vous appartenir sans ambiguïté, ce sont vos données : clients, articles, tarifs, historique des devis et des factures. Demandez par écrit sous quel format vous pourrez les récupérer si vous partez. À l’inverse, posséder le code d’un développement sur mesure protège peu si personne d’autre que son auteur ne sait le faire évoluer. Notre page sur les imports, exports et intégrations revient sur la réversibilité.
Le périmètre des arts graphiques
L’expression « arts graphiques » dépasse l’imprimerie : elle englobe toute la chaîne qui mène d’une idée à un imprimé fini. Un progiciel du secteur doit servir chaque maillon par paramétrage, sans version différente pour chacun.
- Les studios de PAO - ils vendent du temps et des forfaits, et doivent mesurer les corrections demandées.
- La photogravure - préparation des fichiers, retouche, gestion de la couleur, épreuves : des prestations souvent refacturées.
- Les imprimeurs - offset, numérique, grand format, sérigraphie, flexographie : le cœur de la base tarifaire.
- Les façonniers et les finisseurs - travail à façon, dorure, pelliculage, vernis sélectif : des prestations à l’heure, au mille ou au forfait, avec des outillages à suivre.
Beaucoup d’entreprises cumulent plusieurs de ces rôles. Notre page sur le logiciel de gestion pour les industries graphiques détaille les unités et les points de gestion propres à chaque métier.
Évaluer un progiciel de gestion pour l’imprimerie et les arts graphiques
Ces questions distinguent un progiciel réellement paramétrable d’un outil qui cache du développement derrière chaque besoin.
| Point à évaluer | Question à poser | Signal d’alerte |
|---|---|---|
| Part paramétrable | Pouvez-vous reproduire ma grille tarifaire sans développement ? | « Nous l’ajouterons dans une version dédiée » |
| Autonomie | Qu’est-ce que je modifie seul, et qu’est-ce qui passe par vous ? | Le moindre changement de tarif exige une intervention |
| Mises à jour | Mes réglages et mes adaptations survivent-ils aux nouvelles versions ? | Des adaptations à refaire à chaque version |
| Évolutions | Comment les demandes des utilisateurs sont-elles prises en compte ? | Aucune réponse précise |
| Données | Sous quel format puis-je récupérer mes données en partant ? | Une réponse orale et vague |
Reprolys, un progiciel métier des arts graphiques
Reprolys est un progiciel conçu avec des professionnels du métier, que chaque entreprise adapte à son organisation. La base tarifaire, la tarification dégressive par palier, les tarifs par client et par groupe de clients, les articles composés, les postes de travail et leurs coûts horaires, les comptes utilisateurs et leurs droits par fonction se renseignent dans l’outil. Les évolutions sont guidées par les retours des utilisateurs.
Lorsqu’un besoin dépasse le paramétrage, Deolys peut réaliser des adaptations spécifiques. La mise en place, la reprise de données depuis votre outil actuel et la formation par profil font partie de l’accompagnement, et les fonctions d’import/export font circuler vos données. Les statistiques utiles au tableau de bord de l’imprimerie sont disponibles sans construire le moindre tableau croisé.
Reprolys est édité par Deolys, société française de développement de logiciels métiers.
Questions fréquentes
Un progiciel est un produit standard, conçu une fois pour de nombreuses entreprises et maintenu par un éditeur ; chacune le paramètre selon sa situation. Un logiciel sur mesure est développé pour une seule entreprise, qui en supporte seule la conception, les corrections et les évolutions. Le premier est disponible tout de suite et s'améliore avec ses utilisateurs ; le second colle au cahier des charges initial mais vieillit avec lui.
Dans la plupart des cas, oui : fichiers clients, articles et tarifs s'exportent généralement depuis un tableur ou une base bureautique. Le travail porte surtout sur le nettoyage - doublons, clients inactifs, tarifs obsolètes - et sur la correspondance entre vos colonnes et les champs du nouvel outil. Chez Reprolys, la reprise de données fait partie de l'accompagnement à la mise en place.
Pour l'essentiel, par paramétrage : tarifs, postes de travail, documents, statuts et droits se règlent sans développement. Quand un besoin reste singulier, comme un modèle de document imposé par un donneur d'ordre ou une règle de calcul propre à un marché, il peut faire l'objet d'une adaptation spécifique réalisée par l'éditeur. Vérifiez alors qu'elle sera maintenue dans les versions suivantes.
Rarement pour une imprimerie de taille moyenne. Le coût initial du développement n'est qu'une partie de la dépense : corrections, évolutions, adaptation aux changements techniques et documentation restent à la charge de l'entreprise pendant toute la vie de l'outil. Un progiciel répartit ces coûts entre ses utilisateurs. Le sur-mesure se justifie surtout pour une activité très atypique, qu'aucun produit du marché ne couvre.
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