En bref
Le métier de reprographe repose sur un calcul que peu de logiciels savent faire : croiser le nombre d’originaux et le nombre d’exemplaires. C’est le premier critère de choix d’un outil de gestion, avant toute autre considération.
- La double quantité — 100 originaux en 2 exemplaires ne coûte pas comme 2 originaux en 100 exemplaires.
- Les paliers — le prix à la copie baisse par tranche de volume.
- Les groupes de clients — particuliers, étudiants, associations, collectivités, professionnels.
- La facturation mensuelle — regrouper les bons de livraison du mois en une seule facture.
Pourquoi un logiciel généraliste ne suffit pas
Un reprographe qui essaie de gérer son activité avec un outil de facturation classique se heurte très vite au même mur. Le logiciel sait multiplier une quantité par un prix unitaire. Il ne sait pas que le prix dépend de deux quantités simultanées.
Prenons deux commandes qui totalisent chacune 1 200 copies. La première : un mémoire de 240 pages en 5 exemplaires. La seconde : 5 plans différents tirés en 240 exemplaires chacun. Le total est identique, le travail n’a rien à voir. Manipuler 240 originaux ne demande pas le même temps que d’en manipuler 5.
C’est ce que l’on appelle la gestion de la double quantité, et c’est le socle du métier. Un outil qui ne sait pas la modéliser oblige à chiffrer à la main, donc à se tromper.
Les mécanismes tarifaires du reprographe
| Mécanisme | Exemple | Ce qu’il évite |
|---|---|---|
| Double quantité | De 1 à 100 originaux, de 1 à 100 exemplaires | Un chiffrage manuel à chaque commande |
| Palier dégressif | De 1 à 100 copies 0,35 €, de 101 à 200 copies 0,30 € | Un prix unitaire faux sur les grandes séries |
| Tarif par groupe | Particuliers, associations, collectivités, professionnels | Une remise décidée au cas par cas |
| Tarif par client | Un tarif préférentiel sur un compte précis | De devoir s’en souvenir |
| Articles groupés | Impression + reliure + couverture en une ligne | Trois lignes à saisir au comptoir |
| Regroupement mensuel | Tous les BL du mois sur une facture | Quinze factures à éditer et à suivre |
Le regroupement mensuel, plus qu’un confort
Beaucoup de reprographes livrent leurs clients réguliers — collectivités, écoles, cabinets, bureaux d’études — plusieurs fois par mois. Facturer chaque livraison séparément a deux inconvénients.
Le premier est administratif : quinze factures à éditer, envoyer, suivre et rapprocher. Le second est tarifaire, et il est plus important : facturer quinze petites livraisons revient à appliquer quinze fois le prix d’une petite quantité, alors que le volume mensuel cumulé relève d’un palier bien plus favorable.
Regrouper les bons de livraison du mois en une facture unique, avec recalcul automatique du tarif selon le volume réalisé, est donc plus juste pour le client et plus simple pour vous.
Apportez votre grille double quantité : nous la paramétrons devant vous pendant la démonstration.
Les publics d’un reprographe
Rares sont les métiers où la clientèle est aussi hétérogène. Un même atelier sert dans la même journée un étudiant venu relier son mémoire, une association qui imprime ses affiches, un bureau d’études qui envoie ses plans par courriel, et une collectivité qui commande sur bordereau de marché.
Chacun a son tarif, son mode de facturation et ses attentes. Les tarifs par groupe de clients règlent cette complexité une fois pour toutes : chaque client appartient à un groupe, le bon prix s’applique sans hésitation — y compris au comptoir, devant quelqu’un qui attend.
Ce sujet est développé sur nos pages logiciel pour centre de copie et ERP pour la reprographie.
Marchés publics et refacturation interne
Une part importante de l’activité reprographique s’exerce auprès du secteur public. Deux exigences en découlent. D’abord le respect du bordereau de prix du marché, qui se paramètre comme une grille tarifaire dédiée attribuée au client. Ensuite la présence d’une référence — numéro d’engagement, code service, numéro de dossier — sur le bon de livraison et sur la facture.
Cette dernière exigence est souvent sous-estimée. Une facture sans le bon numéro d’engagement n’est pas rejetée : elle est simplement ignorée, et le retard de paiement se compte en mois.
Reprolys, conçu avec des reprographes
Reprolys gère nativement la double quantité, les paliers dégressifs, les tarifs par client et par groupe de clients, les articles groupés et le transfert des bons de livraison du mois en une facture unique avec recalcul du tarif. Ces fonctions ne sont pas des options : elles constituent le socle de la solution.
Reprolys existe en version en ligne et en version installée. Il est édité par Deolys, société française spécialisée dans les logiciels métiers.
Questions fréquentes
C’est le calcul d’un prix croisant le nombre d’originaux et le nombre d’exemplaires de chacun. Reproduire 100 originaux en 2 exemplaires ne représente pas le même travail que 2 originaux en 100 exemplaires, bien que le total de copies soit identique.
Il permet d’éditer des factures, mais il oblige à calculer les prix à la main dès que la grille comporte des paliers ou une double entrée. Le temps perdu et les erreurs de tarif dépassent rapidement la différence de prix du logiciel.
En enregistrant le bordereau de prix comme une grille tarifaire dédiée, attribuée au client concerné. Les prix s’appliquent alors automatiquement, ce qui évite les facturations hors marché, motif fréquent de rejet.
Oui, en distinguant les services comme autant de destinataires rattachés au même compte, avec leurs propres références analytiques. C’est un besoin quasi systématique chez les collectivités et les établissements d’enseignement.
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